La plupart des politiques voyage règlent le train, l'avion, l'hôtel et les repas. La data mobile à l'étranger n'y figure pas, ou tient en une ligne du type « frais de téléphone remboursés sur justificatif ». Pour l'encadrer, cinq décisions suffisent : qui y a droit, quel volume selon la mission, qui valide, ce qui se passe quand le forfait s'épuise, et quelles règles de sécurité s'appliquent. Ce guide les détaille, propose une clause à copier et montre comment l'appliquer sans contrôle manuel.
Pourquoi la data manque dans les politiques voyage
Le téléphone relève en général de la flotte mobile, gérée par les services généraux ou l'informatique, et pas des achats voyage. Comme les forfaits professionnels français couvrent l'Union européenne, la question ne se pose que pour une partie des déplacements, ceux hors de la zone couverte. Personne ne la prend en charge, et chacun se débrouille.
- Certains laissent le roaming activé, et la facture arrive avec celle de l'opérateur, des semaines plus tard.
- D'autres achètent une carte SIM à l'aéroport et la passent en note de frais.
- D'autres encore évitent toute dépense et travaillent sur le Wi-Fi de l'hôtel ou du salon.
Aucun de ces choix n'est interdit. Aucun n'est décidé non plus. Le coût n'est connu qu'après coup, et la question de la sécurité n'est jamais posée.
Quand une règle à part n'est pas utile
Si vos salariés voyagent surtout dans l'Union européenne, leur ligne professionnelle y fonctionne en principe comme en France, dans la limite d'usage raisonnable fixée par l'opérateur. Si votre contrat de flotte inclut déjà les pays où vous allez, c'est la même chose. Dans ces cas, la clause tient en une phrase : « utilisez votre ligne professionnelle ». Avant d'écrire quoi que ce soit, vérifiez ce que votre contrat inclut hors d'Europe, pays par pays. La règle ci-dessous ne sert que pour les destinations qu'il ne couvre pas.
Les cinq points à couvrir
- Qui y a droit : le plus simple est tout salarié en déplacement professionnel hors de la zone couverte par sa ligne, sans distinction de poste. Une règle par fonction crée des exceptions à gérer.
- Quel volume : un volume par type de mission, pas par personne. Le tableau plus bas donne des points de départ.
- Qui valide : le manager valide le déplacement, comme aujourd'hui. La data en découle selon le tableau, sans second circuit.
- Le dépassement : ce qui se passe quand le forfait est épuisé, avec une limite écrite à l'avance.
- La sécurité : pas de Wi-Fi public pour les données sensibles, et un réflexe en cas de perte ou de vol du téléphone.
Quel volume selon la mission
La consommation dépend des usages. Messagerie, e-mails, cartes et VTC consomment peu. Les visioconférences consomment beaucoup plus. Partez de ce tableau, puis ajustez avec la consommation réelle de chaque personne après deux ou trois mois.
| Type de mission | Usages courants | Point de départ |
|---|---|---|
| Visite courte, 1 à 3 jours | E-mails, messagerie, cartes, VTC | 3 Go |
| Mission jusqu'à 2 semaines | Les mêmes, plus quelques visios | 10 Go |
| Salon, chantier, mission longue | Visios régulières, outils en ligne toute la journée | 10 Go et une recharge autorisée |
| Tournée dans plusieurs pays | Selon la durée | Un forfait régional, si la zone existe |
Pour fixer un budget, voici des prix publics relevés le 7 novembre 2026 sur notre page Tarifs, TTC : 3 Go sur 30 jours en Turquie à 8,99 €, 10 Go sur 30 jours aux États-Unis à 17,99 € et au Maroc à 29,99 €. Les prix varient beaucoup d'un pays à l'autre. Un budget mensuel par personne se cale donc sur vos destinations les plus chères, pas sur une moyenne.
Qui valide, et à quel moment
Ne créez pas de demande séparée pour la data. Le manager valide le déplacement comme d'habitude. La personne qui réserve le voyage, office manager ou assistant, équipe le salarié au même moment, selon le tableau. Seules les exceptions remontent au manager : un volume au-delà du tableau, ou un pays que vous ne savez pas couvrir.
L'eSIM s'installe avant le départ, en Wi-Fi, au bureau ou à la maison. Écrivez-le dans la politique : c'est ce qui évite de chercher une connexion à l'atterrissage.
Le dépassement : décider avant le départ
Le cas classique : la visio du dernier jour épuise le forfait. Il y a trois façons de le traiter, et il faut en choisir une.
- Recharge automatique plafonnée : le même forfait est ajouté quand les données s'épuisent, un nombre limité de fois.
- Recharge sur demande : le salarié prévient, l'administrateur recharge.
- Pas de recharge : le salarié attend un Wi-Fi sûr, ce qui pousse vers le Wi-Fi public.
Nous conseillons la première, avec une limite basse, une ou deux recharges par déplacement. Le salarié n'est jamais coupé au milieu d'une mission, et le coût maximal reste connu.
Un point à ne pas oublier : nos eSIM ne portent que des données. Les appels et SMS restent sur la ligne habituelle, et peuvent donc être facturés en roaming hors zone. Dites dans la politique si les appels passent par une application de l'entreprise ou par la ligne.
Sécurité : la règle du Wi-Fi public
Hôtels, aéroports, cafés et salons proposent des réseaux partagés que vous ne contrôlez pas. La règle la plus simple : aucune donnée sensible ne passe par un Wi-Fi public. Sont concernés les outils clients, la finance, les RH et les documents confidentiels. Le VPN de l'entreprise, s'il existe, reste exigé selon vos règles informatiques. Avec un volume de data suffisant, le salarié n'a plus de raison de se connecter à ces réseaux pour travailler.
Ajoutez une consigne pour la perte ou le vol : le salarié prévient tout de suite un contact désigné, qui suspend l'eSIM.
Modèle de clause à copier
Remplacez les passages entre crochets, puis faites valider la clause comme le reste de la politique voyage.
- Champ. Cette règle s'applique à tout déplacement professionnel dans un pays où la ligne professionnelle du salarié n'inclut pas la data [zone couverte par votre contrat].
- Équipement. Le salarié reçoit une eSIM de données fournie par l'entreprise, commandée par [service ou personne] au moment de la réservation. Il l'installe avant le départ, en Wi-Fi.
- Volume. Mission de 1 à 3 jours : 3 Go. Mission jusqu'à 2 semaines : 10 Go. Mission longue ou usage intensif : 10 Go et une recharge. Tout volume supérieur est validé par le manager.
- Dépassement. Si les données s'épuisent, le même forfait est rechargé automatiquement, au plus [1] fois par eSIM et dans la limite d'un budget de [montant] € par salarié et par mois. Au-delà, le salarié contacte [contact].
- SIM locales et roaming. L'achat de cartes SIM locales et l'itinérance data de la ligne professionnelle ou personnelle ne sont pas remboursés, sauf si l'eSIM fournie ne fonctionne pas et que le salarié l'a signalé à [contact].
- Sécurité. Aucune donnée sensible (outils clients, finance, RH, documents confidentiels) n'est consultée via un Wi-Fi public : hôtel, aéroport, café, salon. Le salarié utilise sa connexion mobile [et le VPN de l'entreprise].
- Perte ou vol. Le salarié signale sans délai la perte ou le vol de son téléphone à [contact], qui suspend l'eSIM.
- Appels. L'eSIM ne porte que des données. Les appels se font par [application]. Les appels par la ligne habituelle hors zone sont réservés aux urgences.
L'appliquer sans contrôle manuel
Une règle qu'il faut contrôler à la main finit ignorée. Dans Terudo Business, chaque point de la clause correspond à un réglage.
- Équiper : une destination, un forfait, les personnes cochées. Chacune reçoit son eSIM par e-mail, au nom de votre entreprise, avec une page pour l'installer et la suivre.
- Budget mensuel par collaborateur : vérifié à chaque commande et à chaque recharge.
- Plafond mensuel du compte, si vous le souhaitez : un total que rien ne dépasse.
- Recharge automatique : le même forfait au même prix, avec un nombre maximal de recharges par eSIM, dans la limite des budgets et du plafond. Sans elle, l'administrateur reçoit un e-mail et recharge depuis l'espace.
- Crédit prépayé par carte : chaque eSIM et chaque recharge en sont déduites. Une commande que le crédit ne couvre pas est refusée.
- Consommation par personne : installée ou non, données consommées, fin de validité. C'est ce qui sert à ajuster le tableau des volumes.
- Perte, vol ou départ : l'administrateur suspend l'eSIM depuis la liste.
- Voyage annulé : une eSIM jamais installée est annulée et son prix revient sur le crédit.
Par où commencer
Listez les pays où vos salariés sont allés l'an dernier, et vérifiez pour chacun ce que la ligne professionnelle couvre. Copiez la clause, complétez les crochets et faites-la valider. Ouvrez ensuite un compte Terudo Business, réglez les budgets et la recharge automatique selon la clause, et équipez le prochain déplacement. Au bout de trois mois, reprenez la consommation par personne pour ajuster les volumes.