Équiper une équipe en eSIM se met en place une fois, puis chaque voyage se commande en quelques minutes. Vous vérifiez les téléphones, vous ouvrez un compte, vous ajoutez les collaborateurs et vous commandez pour chaque déplacement. Le salarié reçoit son eSIM par e-mail et l'installe seul avant de partir. Vous suivez ensuite la consommation de chacun et vous récupérez un relevé mensuel pour la comptabilité. Voici chaque étape, telle qu'elle se présente dans Terudo Business.
1. Vérifier les téléphones avant tout
Une eSIM ne sert que si le téléphone l'accepte. Beaucoup de smartphones récents le font, mais le modèle exact compte. Demandez à chaque voyageur deux vérifications de dix secondes :
- Composer *#06# : si un numéro EID s'affiche, le téléphone est compatible eSIM.
- Ouvrir les réglages. Sur iPhone : Réglages, puis Données cellulaires. Sur Android : Paramètres, puis Réseau et internet (ou Connexions), puis SIM. Une option pour ajouter une eSIM doit apparaître.
Le piège, ce sont les téléphones verrouillés. Un téléphone acheté avec un forfait peut être bloqué par son opérateur et refuser toute autre eSIM, même si le matériel est compatible. Pour une flotte d'entreprise, posez la question à votre opérateur ou à votre loueur : les appareils sont-ils désimlockés ? Si vos téléphones sont gérés par un outil de gestion de flotte (MDM), vérifiez aussi avec le service informatique qu'aucune règle n'empêche l'ajout d'une eSIM.
Les mêmes vérifications valent pour un téléphone personnel. Si une eSIM ne peut finalement pas être installée, elle est annulée sur demande et son prix revient sur votre crédit.
2. Créer le compte et recharger le crédit
L'inscription se fait en ligne depuis la page Business : nom de l'entreprise, e-mail professionnel et numéro d'entreprise. En France, le SIREN est vérifié dans le registre des entreprises et le numéro de TVA est contrôlé. Ailleurs dans l'Union européenne, c'est le numéro de TVA qui est contrôlé. Vous recevez un lien d'activation par e-mail, vous acceptez les conditions Terudo Business, et l'espace s'ouvre.
Terudo Business fonctionne uniquement par paiement d'avance. Vous rechargez un crédit par carte depuis la page Facturation, de 20 à 5 000 € par paiement. Chaque eSIM et chaque recharge en sont déduites au moment de la commande. Une commande que le crédit ne couvre pas est refusée : pas de facture surprise, pas de découvert. Pour un montant important, un virement est possible après accord, et le crédit est ajouté à réception.
Tant que nous n'avons pas vérifié une entreprise inscrite en ligne, une recharge de crédit est limitée à 500 €, et à 1 000 € sur 30 jours. C'est une protection contre les cartes volées.
Le tableau de bord affiche ensuite « Pour bien démarrer », étape par étape. Commencez par la facturation : l'e-mail indiqué reçoit les relevés et les alertes.
3. Ajouter les collaborateurs
Dans Collaborateurs, ajoutez chaque personne avec son nom, son e-mail professionnel, son équipe ou centre de coût (facultatif), la langue de ses e-mails (français ou anglais) et, si vous le voulez, un budget mensuel TTC. Pour aller plus vite, collez une liste depuis un tableur : une personne par ligne, avec le nom, l'e-mail et l'équipe séparés par une virgule ou un point-virgule. Jusqu'à 500 lignes passent en une fois, et les lignes en erreur sont signalées avec leur numéro.
Soignez le champ équipe : il ventile les dépenses dans le relevé. Reprenez les libellés de votre comptabilité.
4. Commander pour un voyage
La page Équiper tient en trois choix : la destination (un pays ou une région), le forfait, puis les personnes qui partent. Chaque forfait affiche son prix par collaborateur, hors taxes et TTC, remise comprise. Avant de valider, le récapitulatif donne le total et le crédit disponible. Une commande peut équiper jusqu'à 100 personnes.
Exemple : quatre commerciaux partent une semaine au Maroc. Sur la page Tarifs, le prix public d'un forfait Maroc de 10 Go sur 30 jours est de 29,99 € TTC. Sans remise, la commande coûte 4 × 29,99 = 119,96 € TTC, déduits du crédit. Si l'un d'eux a un budget mensuel de 25 €, la commande est refusée et son nom est indiqué : vous relevez son budget, ou vous choisissez le forfait de 3 Go à 15,99 € TTC.
| Commande | Prix public TTC par personne | Total TTC, 4 personnes |
|---|---|---|
| Maroc, 3 Go, 30 jours | 15,99 € | 63,96 € |
| Maroc, 10 Go, 30 jours | 29,99 € | 119,96 € |
Si vous hésitez sur la taille, prenez le plus petit forfait et activez la recharge automatique (étape 6) : celui qui consomme plus reçoit le même forfait, dans vos limites. Une confirmation par e-mail suit, avec le crédit restant.
5. Ce que reçoit le salarié, et comment il installe
Quelques minutes après la commande, chaque collaborateur reçoit un e-mail à son nom, dans sa langue. Il indique le forfait (par exemple Maroc, 10 Go, 30 jours), précise que l'eSIM lui est fournie par votre entreprise avec Terudo Business, et donne le lien de sa page « Mon eSIM » ainsi que son code d'activation. L'e-mail et la page ne contiennent aucune offre commerciale ni bouton de paiement : les recharges, c'est vous qui les gérez.
Sur sa page, le collaborateur installe l'eSIM en un geste depuis son téléphone, ou scanne le QR code affiché sur un autre écran, ou saisit les informations à la main, guide iPhone et Android à l'appui. Les trois règles à lui transmettre :
- Installer avant de partir, avec une connexion internet : le Wi-Fi du bureau ou de la maison suffit.
- Garder sa ligne habituelle pour les appels et les SMS : l'eSIM ne porte que des données.
- À l'arrivée, choisir l'eSIM pour les données mobiles et activer l'itinérance des données sur elle.
Une eSIM s'installe une seule fois, sur un seul téléphone. Demandez à vos collaborateurs de ne pas la supprimer tant qu'elle est valable : une eSIM supprimée n'est en général pas récupérable. Celui qui n'a pas installé son eSIM 24 heures après l'envoi reçoit un rappel par e-mail.
Dans votre page eSIM, l'état passe à « Installée » dès que le profil est téléchargé. Une eSIM « Pas encore installée » la veille du départ mérite un message au voyageur.
6. Suivre la consommation, les recharges et les budgets
La page eSIM liste chaque eSIM : date, collaborateur et équipe, forfait, état, part des données consommée et prix TTC. Vous pouvez chercher par nom, équipe ou destination. La consommation est mise à jour par l'opérateur toutes les 1 à 3 heures. Le nom du forfait ouvre la page que voit le collaborateur.
Quand une eSIM atteint 80 % de ses données, elle apparaît dans « Bientôt à court de données » sur le tableau de bord. Vous choisissez ce qui se passe ensuite, dans Facturation :
- Recharge automatique : le même forfait est ajouté au même prix, dans la limite du nombre de recharges par eSIM (de 0 à 5), du budget du collaborateur et du plafond mensuel. Vous recevez un e-mail à chaque recharge.
- Sans recharge automatique : vous recevez un e-mail et vous rechargez d'un clic depuis l'espace.
Dans les deux cas, la recharge s'ajoute à l'eSIM déjà installée : le collaborateur n'a rien à réinstaller. Le budget mensuel par collaborateur et le plafond mensuel du compte sont facultatifs, et une commande ou une recharge qui les dépasserait est refusée. Le plafond du compte se fixe avec Terudo : écrivez-nous pour le mettre en place ou le modifier.
7. Le relevé mensuel pour la comptabilité
Dans Facturation, chaque mois a son relevé, à télécharger en CSV. Il compte une ligne par eSIM ou par recharge : date, collaborateur, e-mail, équipe, forfait, gigas, jours, recharge (oui ou non), prix HT, taux de TVA, TVA et prix TTC. Dans un tableur, un tableau croisé sur la colonne équipe donne la répartition par centre de coût. L'historique du crédit montre chaque recharge par carte, chaque commande et chaque eSIM annulée.
Le crédit disponible s'affiche en haut de la page Facturation. Pour la façon d'enregistrer le crédit prépayé dans vos comptes, voyez avec votre expert-comptable.
Quand l'eSIM n'est pas utile
Pour un déplacement dans l'Union européenne, le forfait mobile français de vos collaborateurs fonctionne comme en France : une eSIM n'apporte rien. Certains forfaits incluent aussi des données dans des pays hors Union. Regardez ce que couvrent les forfaits de votre flotte avant de commander pour une destination.
La checklist
- Chaque voyageur a vérifié son téléphone : *#06#, puis l'option pour ajouter une eSIM dans les réglages.
- Les téléphones d'entreprise sont désimlockés, et l'outil de gestion de flotte n'empêche pas l'ajout d'une eSIM.
- Le forfait mobile habituel ne couvre pas déjà la destination.
- Le compte est activé, l'e-mail de facturation et le numéro de TVA sont renseignés.
- Le crédit couvre la commande et les recharges possibles.
- Les collaborateurs sont ajoutés avec la bonne équipe et la bonne langue.
- La recharge automatique, les budgets et le plafond suivent votre politique voyage.
- La commande est passée assez tôt pour que chacun installe au calme, avec internet.
- Chaque eSIM est « Installée » la veille du départ.
- Le relevé du mois part à la comptabilité.
Pour commencer, créez votre compte depuis la page Business et équipez un premier voyageur. Ce premier voyage sert de test à toute la procédure, avant de l'étendre à l'équipe.