Quand un salarié part, son eSIM de voyage ne part pas avec son badge : elle reste sur son téléphone et garde ses données tant que le forfait est valable. Dans Terudo Business, l'archivage du collaborateur règle la question en une action. Ses eSIM jamais installées sont annulées et leur prix revient sur votre crédit. Ses eSIM installées sont suspendues : plus aucune donnée ne passe, jusqu'à une éventuelle réactivation.
Ce qui se passe quand vous archivez un collaborateur
Dans Collaborateurs, le bouton Archiver propose deux choix : « Archiver et couper ses eSIM » ou « Archiver seulement ». Avec la coupure, chaque eSIM du collaborateur est traitée selon son état :
- Une eSIM livrée mais jamais installée est annulée, et son prix est recrédité. Elle apparaît dans l'historique du crédit comme « eSIM annulée ».
- Une eSIM installée est suspendue. Son prix n'est pas remboursé : les données ont été payées, et une eSIM installée est due. Elle n'est plus rechargée, ni automatiquement ni à la main, et vous ne recevez plus d'alerte de données faibles pour elle.
- Une eSIM expirée, déjà annulée ou déjà suspendue n'est pas touchée.
Dans tous les cas, le collaborateur archivé ne peut plus être équipé. Il n'est jamais supprimé : ses lignes restent dans les relevés, pour la comptabilité.
Un message résume ce qui a été fait, par exemple « 1 eSIM suspendue, 1 eSIM jamais installée annulée et recréditée ». Si une eSIM n'a pas pu être traitée, elle est citée avec la raison, et vous réessayez depuis la page eSIM.
De son côté, l'ancien salarié voit sur sa page « Mon eSIM » l'état « Suspendue », avec ce message : l'eSIM a été suspendue par l'entreprise qui l'a fournie, et pour la réactiver il doit s'adresser à elle.
« Archiver seulement » laisse les eSIM actives. Ce choix sert si le salarié termine un dernier déplacement après son départ administratif : vous pourrez suspendre son eSIM plus tard depuis la page eSIM.
Un exemple chiffré
Une commerciale quitte l'entreprise le 15 du mois. Elle a deux eSIM : une eSIM Maroc installée pour un salon le mois dernier, et une eSIM Royaume-Uni commandée pour un déplacement prévu la semaine suivante, jamais installée. Vous l'archivez en coupant ses eSIM.
| eSIM | État | Ce qui se passe | Effet sur le crédit |
|---|---|---|---|
| Maroc, 10 Go, 30 jours, 29,99 € TTC | Installée | Suspendue, plus de recharge | Aucun : le forfait reste dû |
| Royaume-Uni, 10 Go, 30 jours, 15,99 € TTC | Jamais installée | Annulée | +15,99 € recrédités |
Suspendre ou réactiver une eSIM sans archiver
Le bouton Suspendre existe aussi sur chaque eSIM, dans la page eSIM, avec une confirmation. Il sert en dehors d'un départ : un téléphone perdu ou volé, une mission arrêtée en cours de route, un usage contraire à votre politique voyage. La réactivation se fait au même endroit. Pour l'eSIM d'un collaborateur archivé, réactivez d'abord le collaborateur dans Collaborateurs, puis l'eSIM dans la page eSIM.
Avant de réactiver, ouvrez la page de l'eSIM en cliquant sur le nom du forfait dans la page eSIM : elle affiche « Valable jusqu'au » suivi de la date, quand celle-ci est connue. Une eSIM arrivée à la fin de sa validité ne sert plus, même réactivée.
Pourquoi couper l'eSIM au départ
- La sécurité : une ligne de données payée par l'entreprise ne reste pas entre les mains de quelqu'un qui n'en fait plus partie. Sur un téléphone d'entreprise rendu puis réattribué, elle ne profite pas non plus au suivant.
- Le budget : une eSIM jamais installée, pour un voyage qui n'aura pas lieu, revient en entier sur le crédit. Une eSIM suspendue ne déclenche plus de recharge automatique.
- Le suivi : le nombre d'eSIM en service sur le tableau de bord correspond à l'équipe actuelle, et les relevés restent complets.
Ce que vous ne pouvez pas faire
- Retirer l'eSIM du téléphone personnel du salarié. Le profil reste installé et lui seul peut le supprimer. La suspension coupe les données, elle ne touche pas au téléphone.
- Récupérer une eSIM installée pour la donner à un autre collaborateur. Une eSIM s'installe une seule fois, sur un seul appareil : le remplaçant reçoit sa propre eSIM.
- Obtenir le remboursement d'une eSIM installée ou des données restantes.
- Annuler vous-même, depuis l'espace, une eSIM jamais installée d'un collaborateur qui reste. L'annulation automatique ne joue qu'à l'archivage. Pour un voyage annulé, écrivez à Terudo : une eSIM jamais installée est annulée sur demande et son prix recrédité.
La procédure de départ à ajouter à la checklist RH
- Le dernier jour, ou à la fin du dernier déplacement, archivez le collaborateur dans Collaborateurs avec « Archiver et couper ses eSIM ».
- Lisez le message de résultat : chaque eSIM doit être annulée ou suspendue. Pour celles qui n'ont pas pu être traitées, réessayez depuis la page eSIM.
- Vérifiez dans Facturation que les eSIM annulées apparaissent dans l'historique du crédit.
- Téléphone d'entreprise rendu : demandez au service informatique de supprimer le profil eSIM lors de la remise à zéro, avant de réattribuer l'appareil.
- Téléphone personnel : prévenez le salarié que ses eSIM de voyage sont coupées et qu'il peut supprimer le profil dans ses réglages.
- Remplaçant qui part à sa place : commandez une nouvelle eSIM à son nom.
- Retour du salarié plus tard : réactivez-le dans Collaborateurs, puis réactivez dans la page eSIM celles de ses eSIM encore valables.
Ses données (nom, e-mail, équipe) restent attachées à ses lignes de relevé. Pour toute demande sur ces données, écrivez au support Terudo ; la page Confidentialité du site décrit les droits de chacun et comment les exercer.
Ajoutez ces lignes à votre procédure de départ, à côté de la restitution du badge et de l'ordinateur. Le geste prend une minute et évite qu'une ligne payée par l'entreprise continue de servir après le départ.